Con la nueva herramienta de Kyocera es posible determinar, por ejemplo, que ciertas facturas, libros o informes, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o código de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.
Todo ello permite optimizar el espacio útil de oficina, aumentándolo hasta un 98 % del total, y sobre todo lograr una importante reducción de los costes.
Así mismo, pueden definirse listas de tareas individualizadas para cada usuario, sabiendo en todo momento las actividades a desarrollar, aquellas en fase de aprobación por otros usuarios, o finalmente, las que están finalizadas.
El acceso a la información se extiende a cualquier rincón, gracias a Internet, desde donde es posible buscar, archivar o consultar aquellos documentos a los que se tenga derecho, en función de los permisos otorgados por el administrador.
Por ello, otra característica a reseñar consiste en la definición de los derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, durante un intervalo temporal de un año, se mantiene el control sobre quién y cuándo se accede a un determinado documento, las modificaciones realizadas sobre éste, de acuerdo a los requisitos especificados en la LOPD.
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