Kyocera renueva su apuesta en Gestión Documental (y II)

Los beneficios directos de la Solución de Gestión Documental de Kyocera se hacen cada vez más evidentes:

• Ahorro de un tiempo de 30 minutos diarios en la búsqueda, por cada empleado, de la documentación en formato papel.
• Disminución en los gastos de un 5 a un 15 %.
• Aumento de la superficie útil en un 98 %.
• Reducción al mínimo de los errores de clasificación de la documentación.

Éstas son las ventajas destacadas por Roland Ruiz, Jefe de Gestión Documental de Kyocera. Todas ellas mejoran la eficiencia de cualquier entorno de trabajo.

• Por citar algún ejemplo, el reconocimiento OCR de ciertas palabras clave o de un código de barras puede determinar que ciertos documentos (facturas, libros diarios, informes…) se ubiquen en un mismo archivador de forma automática, sin ser necesaria la intervención de un empleado en la gestión de esta operación.
• Disponiendo de los permisos necesarios, otorgados por el administrador del sistema, la documentación es accesible, no sólo desde el puesto de trabajo, también desde cualquier lugar a través de Internet.
• Así mismo, los usuarios reciben listas de tareas individualizadas para saber en todo momento qué actividades deben realizar, cuáles están a la espera de aprobación por otros usuarios o cuáles están finalizadas.

Para hacer realidad todas estas funciones y beneficios, Kyocera ha desarrollado la Solución de Gestión Documental, que se compone de tres partes fundamentales:

• Software: a través de licencias del reconocido programa Docuware, del que Kyocera es distribuidor de referencia.
• Servicios profesionales: para diseñar los proyectos a medida de cada empresa, en función de sus necesidades y procesos de trabajo particulares.
• Mantenimiento: atención técnica y mantenimiento de la solución, incluso para poder adaptarse al desarrollo de la propia empresa.

En definitiva, el concepto de “oficina automática y digital” puede beneficiar a empresas de todos los tamaños, independientemente del sector al que pertenezca.

Destructoras, hagamos memoria

No es necesaria mucha imaginación para entender que la destrucción de documentación confidencial ha sido considerada una tarea de gran importancia, sobre todo para los gobiernos. En la cultura popular de nuestros días ha quedado instalada la imagen de la eliminación de documentación “sensible” en actividades de espionaje.

Es realmente sorprendente el tiempo transcurrido hasta que el uso de las destructoras de papel se halla convertido en algo cotidiano. Hasta el conocido caso “Watergate”, en EE.UU. el publico conocía muy poco de las destructoras de papel.

Retrocediendo en el tiempo, con los datos históricos disponibles, el inventor de la destructora de papel fue A. A. Low. En vida, este inventor fue el segundo, tras Thomas Edison, en patentes registradas.

En 1908 registró su “Receptáculo para Papel Desechable”. La máquina se componía de un alimentador y unas cuchillas montadas sobre unos rodillos, las cuales cortaban el papel. Los rodillos eran accionados, bien manualmente, bien por un motor eléctrico.

Sin embargo, A. A. Low no sacó provecho económico de su invento. Fue otro emprendedor, el alemán Adolf Ehinger, quien patentó su versión en 1936. Se inspiró en el funcionamiento de un utensilio de cocina para convertir la pasta en tiras, quizá, según se dice, para hacer desaparecer pruebas de su actividad contraria al régimen nazi. Comercializó su producto con éxito en tiempos de la Segunda Guerra Mundial, fundando su propia compañía, EBA Maschinenfabrik. Sus clientes: gobiernos y entidades financieras.

En 1959, la firma EBA lanzó la primera “destructora de corte cruzado”, cortando el papel en horizontal y en vertical, un gran avance en la seguridad de la destrucción efectiva de los datos.

Hoy en día, es habitual, allí donde se trabaje con información en papel, el uso de destructoras de papel. Inclusive, cada vez más hogares disponen de destructoras domésticas, sencillas pero asequibles, para uso particular.

XI Jornadas de Gestión de la Información

Archivos, bibliotecas y centros de documentación han compartido tradicionalmente espacios de interrelación en el ámbito de la gestión documental, empleando metodologías a menudo paralelas. La evolución de los sistemas electrónicos supone un nuevo motivo para la confluencia de soluciones para la gestión y la recuperación de la información, así como la demanda de nuevos perfiles profesionales para trabajar en entornos polivalentes.

SEDIC, como asociación profesional de carácter abierto, pretende promover el intercambio de experiencias entre profesionales de la información que operan en ámbitos muy diferentes, instituciones públicas o empresas, archivos o bibliotecas, servicios de información o productores de recursos documentales. Un primer objetivo de las jornadas es poner el énfasis en la exposición de experiencias en la organización de servicios polivalentes y la aplicación de soluciones integradoras de recursos de naturaleza diversa, más allá de los límites tradicionales que caracterizan a estos diferentes ámbitos profesionales.

Fecha: 19 y 20 de noviembre de 2009
Lugar de celebración: Biblioteca Nacional de España, Paseo de Recoletos, 20
Más información: www.sedic.es

Kyocera renueva su apuesta en Gestión Documental

En Kyocera las soluciones en Gestión Documental están enfocadas a maximizar la disponibilidad de la documentación corporativa, con objeto de agilizar los procesos y disminuir los tiempos de búsqueda.


Con la nueva herramienta de Kyocera es posible determinar, por ejemplo, que ciertas facturas, libros o informes, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o código de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.

Todo ello permite optimizar el espacio útil de oficina, aumentándolo hasta un 98 % del total, y sobre todo lograr una importante reducción de los costes.
Así mismo, pueden definirse listas de tareas individualizadas para cada usuario, sabiendo en todo momento las actividades a desarrollar, aquellas en fase de aprobación por otros usuarios, o finalmente, las que están finalizadas.

El acceso a la información se extiende a cualquier rincón, gracias a Internet, desde donde es posible buscar, archivar o consultar aquellos documentos a los que se tenga derecho, en función de los permisos otorgados por el administrador.

Por ello, otra característica a reseñar consiste en la definición de los derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, durante un intervalo temporal de un año, se mantiene el control sobre quién y cuándo se accede a un determinado documento, las modificaciones realizadas sobre éste, de acuerdo a los requisitos especificados en la LOPD.

Kyocera continúa ampliando su oferta de soluciones de impresión para PYMES

Las nuevas TASKalfa 180 / 220 y 181 / 221 cuentan con un precio muy competitivo y tamaño reducido, dirigidas a PYMES y pequeños departamentos de grandes empresas

Kyocera ha lanzado al mercado cuatro nuevos equipos de la gama TASKalfa, especialmente diseñados para PYMES o pequeños departamentos por sus altas prestaciones, su precio competitivo y su adaptabilidad. Las TASKalfa 180 y 220 son copiadoras A3 monocromo de tamaño reducido para entornos que necesitan trabajar con copia compartida, existiendo la posibilidad de añadir un módulo de impresión GDI opcional. Por otro lado, las TASKalfa 181 y 221 son multifuncionales monocromo A3 para organizaciones que requieren trabajos en red, con la opción de incluir un módulo de fax y escáner. Los 4 modelos trabajan a 18-22 páginas por minuto y tienen un excelente tiempo de reacción en primera copia, por debajo de los 6 segundos.

Alta calidad de imagen, operatividad y seguridad
Las TASKalfa 180, 220, 181 y 221 han conseguido mejorar la calidad de imagen con respecto a la gama Kyocera anterior, gracias al perfeccionamiento de la estabilidad de las imágenes, lo que genera impresiones más definidas.
Esta nueva línea de dispositivos incluye también la marca de agua de seguridad, que evita que se realicen copias del documento original por personas no autorizadas. Esta opción se puede seleccionar desde el propio driver del equipo.

Máxima prioridad a cada tarea
Las tres características que han identificado a las TASKalfa desde su lanzamiento siguen vigentes en estos nuevos equipos al otorgar la máxima prioridad a cada tarea, contar con largos periodos de mantenimiento y con un diseño innovador y elegante, que confiere una nueva imagen a los dispositivos de impresión.

Autor y Fuente: www.kyoceramita.es