En
Kyocera las soluciones en
Gestión Documental están enfocadas a maximizar la disponibilidad de la documentación corporativa, con objeto de
agilizar los procesos y
disminuir los tiempos de búsqueda.
Con la nueva herramienta de
Kyocera es posible determinar, por ejemplo, que ciertas facturas, libros o informes, se ubiquen en un mismo archivador de forma mecánica y sin necesidad de que un empleado invierta tiempo en dicha gestión. Esto se consigue a través del
reconocimiento OCR, que identificará los datos de cada documento a través de palabras clave o código de barras, lo que permitirá organizarlos y almacenarlos correctamente.
Todo ello permite
optimizar el espacio útil de oficina, aumentándolo hasta un 98 % del total, y sobre todo lograr una importante
reducción de los costes.
Así mismo, pueden definirse listas de tareas individualizadas para cada usuario, sabiendo en todo momento las actividades a desarrollar, aquellas en fase de aprobación por otros usuarios, o finalmente, las que están finalizadas.
El
acceso a la información se extiende a cualquier rincón, gracias a Internet, desde donde es posible buscar, archivar o consultar aquellos documentos a los que se tenga derecho, en función de los permisos otorgados por el administrador.
Por ello, otra característica a reseñar consiste en la definición de los derechos de acceso personalizados para diferentes usuarios. Mediante las funciones de registro, durante un intervalo temporal de un año, se mantiene el control sobre quién y cuándo se accede a un determinado documento, las modificaciones realizadas sobre éste, de acuerdo a los requisitos especificados en la LOPD.
ASIMELEC, como patronal de empresas dedicadas a las nuevas tecnologías, ha visto con buenos ojos el hocho de que las administraciones locales hayan comenzado a invertir parte del Plan E en Tecnologías de Información y Comunicación.
Kyocera España ha recibido el Certificado que le acredita como Empresa Familiarmente Responsable, entregado por la Fundación Másfamilia a aquellas compañías que han fomentado la conciliación y la igualdad de oportunidades en el trabajo.
El I Congreso Green TIC, organizado por la Asociación Multisectorial de Empresas de Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Electrónica (ASIMELEC), que tendrá lugar en Madrid ,el próximo 12 de noviembre, persigue el objetivo de promover el uso de tecnologías responsables y respetuosas con el medio ambiente en el ámbito del sector TIC, contribuyendo con ello a la optimización del consumo energético y a la reducción de los costes ambientales derivados del uso de los equipos y soluciones TIC.
Un ahorro de costes, una disminución en el tiempo de búsqueda de documentos y un 98% más de espacio en la oficina, son argumentos más que poderosos para que las empresas, y las pymes en particular, comiencen a considerar seriamente la implantación de soluciones de gestión documental integrales. 
